Project Manager
PM adalah posisi pertama yang harus diisi. Pekerjaan ini diisi ketika proyek masih sekilas di mata orang, karena PM yang pertama menentukan apakah sebuah proyek dapat dikerjakan atau tidak.
Manajer tingkat atas menugaskan PM. Mereka mencari seseorang yang memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik. Keahlian-keahlian lain yang mereka cari adalah pengetahuan tentang manajemen proyek, kemampuan mengorganisasi, dan keahlian teknik.
Kadang-kadang pekerjaan PM membutuhkan aksi yang tidak umum seperti berkata “Tidak” untuk perubahan permintaan yang menyimpang, mengumumkan kesalahan, atau mendisiplinkan orang-orang. PM harus mengetahui orang-orang yang terlibat sama seperti dalam politik, prosedur-prosedur pemakaian, dan proyek perusahaan. Keahlian yang dibutuhkan untuk pekerjaan ini adalah kepemimpinan yang luas, kemampuan bernegosiasi dan diplomasi.
Shtub (1994) menggambarkan diagram kemampuan yang penting untuk dimiliki oleh seorang manager proyek agar menjadi seorang manager proyek yang baik diantaranya adalah:
- Problem Solving, kemampuan manajer dalam menyelesaikan masalah secara efektif dan efisien.
- Budgeting and Cost Skills, Kemampuan dalam hal membuat anggaran biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.
- Schedulling and Time Management Skills, kemampuan untuk menjadwalkan proyek. Disini manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu secara baik agar proyek dapat selesai tepat waktu seperti yang diharapkan. Untuk mengelola waktu ini manajer proyek harus mendefinisikan aktivitas-aktivitas yang diperlukan, misalnya dengan teknik WBS atau Work Breakdown Structure. Selain itu manager proyek harus mampu memperkirakan waktu bagi setiap aktivitas secara realistis. Hal ini memerlukan kordinasi dengan tim proyek untuk menentukan estimasi berapa alam aktivitas tersebut dilakukan. Kemudian, manager proyek harus mengatur waktu peringatan untuk mengindikasikan tanggal-tanggal kritis selama proyek berlangsung.
- Technical Skills, Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek itu sendiri, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan teknis biasanya di dapat dari penimbaan ilmu khusus di bangku formal, misalnya Institut Manajemen Proyek, dan sebagainya.
- Leadership Skills, Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang dimiliki oleh seorang manager proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer proyek menendakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja. Dengan ini manager proyek dapat mempengaruhi bagaimana orang lain dapat bertindak dan bereaksi terhadap isu-isu proyek.
- Resource Management and Human Relationship Skills, Pemakaian sumber daya adalah masalah utama bagi para manager proyek. Manager proyek perlu memahami akibat dari kegagalan dalam mengelola sumber daya, oleh karena itu perlu kehati-hatian dalam menempatkan sumberdaya yang ada dan menjadwalkannya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun jaringan social dengan orang-orang yang terlibat di dalam proyek, seperti para stakeholder. Seorang manager proyek yang efektif harus mampu untuk menempatkan diri dalam memberikan keterbukaan dan persahabatan dengan pihak lain, salah satunya dengan menjadi pendengar yang baik.
- Communication Skills, Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manager proyek dengan timnya. Setiap anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka. Kadang, jadwal perencanaan yang sudah dibuat secara sempurna oleh manager proyek tidak dijalankan oleh timnya, tim lebih memilih bekerja dengan aturan mereka sendiri. Hal ini dikarenakan sang manager tidak memberikan penjelasan atau mempresentasikan prosedur yang diinginkan dalam menjalankan proyek.
- Negotiating Skills, Untuk memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen atas, kemampuan negosiasi dititik beratkan disini. Tapi, manager proyek harus memahami kepentingan manajemen atas sehingga dengan pemahaman ini manager proyek dapat melakukan bargaining dengan pemikiran yang tenang dan jernih untuk memperoleh apa yang diinginkan. Selain kemampuan komunikasi yang baik, negosiasi juga memerlukan strategi dalam menarik dukungan manajemen atas atau sponsor mereka, bagaimanapun, pihak yang bernegosiasi harus dapat melihat loyalitas sang manager terhadap mereka, baru kemudian akan muncul kepercayaan.
- Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills, Kemampuan menjual tidak hanya dimiliki oleh marketer saja, akan tetapi manajer proyek harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara implementatif, tetapi outputnya tidak dibutuhkan oleh para penggunanya. Bagaimanapun apa yang akan dikatakan sang manager proyek kepada pelanggannya akan lebih berpengaruh daripada yang mengatakan hanya bagian marketing. Selain itu, kedekatan dengan konsumen sangat diperlukan. Sang manajer perlu responsive terhadap perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Sekali lagi, kemampuan komunikasi sangat berperan penting disini. Dalam konsep TQM, kunci utama untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan adalah komunikasi secara terus-menerus antar pelanggan maupun antar tim proyek (Tjiptono&Diana, 2003).
Postingan
